Co to jest KPI? Każdy, kto zarządza organizacją, wie jak istotne jest wytaczanie bardzo konkretnych małych celów, w celu osiągnięcia sukcesu. Z pomocą w tym przychodzą właśnie tzw. KPI, czyli Key Performance Indicators. Jest to mierzalna wartość, która pozwala firmom śledzić swoje postępy w osiąganiu wyznaczonych przez siebie celów biznesowych.
W tym artykule omówimy dokładnie czym jest owy wskaźnik oraz jak można go wykorzystać do optymalizacji pracy w firmie.
Definicja i znaczenie KPI
Kluczowy wskaźnik efektywności to po prostu mierzalna wartość, która pozwala na ocenę w jakim stopniu dana osoba zbliża się do osiągnięcia wyznaczonego celu biznesowego.
Załóżmy, że zajmujemy się User Experience – dostosowywaniem wyglądu i funkcjonalności strony, do wygody użytkowników. KPI, który możemy sobie w tej sytuacji wyznaczyć, to średni czas jednej sesji użytkownika na naszej stronie. Wraz z dopracowywaniem naszej strony, użytkownicy będą rzadziej z niej uciekać, a przez to spędzać więcej czasu na naszej stronie. Przełoży się to na wzrost naszego wskaźnika, więc będziemy wiedzieli, że nasze zmiany wpływają pozytywnie na naszą drogę do celów biznesowych.
Dlaczego KPI są ważne?
Wskaźniki efektywności to kluczowy aspekt skutecznego zarządzania. Pozwala on organizacji nie tylko mierzyć postępy, ale też identyfikować potencjalne problemy w osiąganiu celów biznesowych, dzięki czemu działania podejmowane przez firmę nie są opierane na intuicji, a rzeczywistych statystykach
KPI a cele biznesowe – Jak je powiązać?
Pierwszym krokiem w wyznaczaniu kluczowego wskaźnika jest jasne określenie, jakie są cele organizacji. Następnie, należy wyznaczyć jakie wskaźniki w sposób bezpośredni, lub pośredni mierzą nasz postęp w osiąganiu tego celu. Przykładowo: jeśli naszym celem jest zwiększenie przychodów firmy, jako wskaźnik możemy wyznaczyć wzrost przychodów firmy w ujęciu kwartalnym.
Rodzaje i przykłady KPI – Jakie wskaźniki warto śledzić?
W zależności od rodzaju działalności, możemy wyznaczyć sobie bardzo różne wskaźniki. W tej sekcji omówimy jedynie kilka głównych rodzajów KPI, ponieważ niemal dla każdego biznesu możemy wyznaczyć inne cele.
Operacyjne
Ten rodzaj wskaźników skupia się na procesach wewnętrznych firmy. Mogą to być wartości takie jak wydajność produkcji, czas cyklu operacyjnego, czy wskaźnik awaryjności maszyn.
Finansowe
KPI finansowe skupia się na statystykach finansowych organizacji i jej zdolności do generowania przychodów. Przykładami takich wartości są marża zysku brutto, wskaźnik płynności bieżącej, czy ROI, czyli stopa zwrotu z inwestycji.
Związane z klientem
Mierzą one relacje firmy z klientami i pomagają lepiej zrozumieć, jak ich produkty, lub usługi są odbierane przez rynek oraz gdzie można wprowadzić ulepszenia. Przykłady takich wskaźników to średni czas odpowiedzi na zapytanie, wskaźnik retencji klientów, czy wskaźnik lojalności klientów.
Najczęstsze błędy przy ustalaniu KPI
Mimo, że wszystko pojęcie KPI jest dosyć proste i zrozumiałe, firmom często zdarza się popełniać bardzo podstawowe błędy, przy wyznaczaniu i monitorowaniu KPI
Złe dopasowanie wskaźnika
Tak jak pisaliśmy wcześniej, KPI należy dopasować do rodzaju branży. Często firmy obierają jako jedyny wyznacznik sukcesu dochód. O ile każdemu zależy na wzbogaceniu się na swoim biznesie, o tyle jest to cel bardzo ogólny, na który składa się bardzo wiele czynników, takich jak np. średnia wartość zamówienia.
Wybrany przez Ciebie wskaźnik nie powinien być zbyt ogólny. Aby uniknąć tego problemu, warto wyznaczyć sobie różne cele – długoterminowe i krótkoterminowe.
Nierealistyczne podejście
Pewnie nie raz zdarzyło Ci się obrać postanowienia noworoczne. Ludzie często wyznaczają sobie już na początek roku ogromną ilość nierealistycznych celów – siłownia 5 razy w tygodniu, biznes odnoszący sukces, zero słodyczy itd., po czym nie realizują żadnego celu. Tutaj jest podobnie – podejmując zbyt wiele nierealistycznych celów, zwiększasz szansę, że nie osiągniesz żadnego.
Wyznacz sobie kilka konkretnych oraz realistycznych wskaźników i trzymaj się ich.
Brak monitorowania
Nawet jeśli wyznaczysz sobie idealne KPI, jednak nie będziesz go monitorował, to cała idea tego wskaźnika nie będzie miała sensu. Aby ta strategia działała, konieczne jest monitorowanie, co nas przybliża do osiągnięcia celów biznesowych, a nad jakimi obszarami musimy popracować.
Podsumowanie
KPI to bardzo skuteczne narzędzie do zarządzania w zespole, czy agencji. Warto, by wskaźniki były wytyczone bo uprzednim dokładnym przemyśleniu tematu i dostosowaniu do naszego biznesu.
